Entreprises
Chaque dossier suit son chemin, et tout le monde sait où il en est.
Demandes de congés, achats, dossiers clients, sinistres, candidatures : les dossiers passent de main en main par mail, avec des pièces jointes en double. u-nir leur donne un circuit clair, avec les étapes et les validations que vous définissez.
- Tableau de bord
- Dossiers
- À valider
- Documents
| Réf. | Objet | Demandeur | Étape |
|---|---|---|---|
| D-0418 | Demande de congés | S. Leroy | Validation N+1 |
| D-0419 | Note de frais | J. Morin | Pièce manquante |
| D-0420 | Achat matériel | A. Diallo | Validé |
| D-0421 | Dossier client | C. Weber | Refusé |
Le problème
Un dossier qui dort dans une boîte mail, c'est un client ou un collègue qui attend.
Ce qui coince aujourd'hui
- Les demandes arrivent par mail, par téléphone, sur papier.
- On ne sait pas qui doit valider, ni si c'est déjà fait.
- Les pièces jointes sont éparpillées dans plusieurs boîtes mail.
- Les délais s'allongent sans que personne ne s'en rende compte.
- Impossible de sortir un état des dossiers en cours sans tout recompter.
Ce que fait votre outil
Un outil qui remplace les mails de relance par un circuit visible de tous.
Formulaire de dépôt
Chaque demande arrive complète, avec les bonnes pièces, via un formulaire adapté.
Étapes sur mesure
Vous choisissez qui valide, dans quel ordre et selon quelles règles.
Relances et délais
Alerte quand un dossier dépasse le délai prévu à une étape.
Pièces centralisées
Tous les documents d'un dossier au même endroit, avec leurs versions.
Traçabilité
Qui a fait quoi, quand. Utile en cas de contrôle ou de litige.
Tableau de bord
Dossiers en cours, en retard, délais moyens par étape.
Pour qui
- Les services administratifs et RH des PME.
- Les cabinets et agences qui traitent des dossiers clients.
- Les organisations qui reçoivent des demandes du public.
- Toute équipe où une décision passe par plusieurs personnes.
Rien n'est imposé
Les champs, les statuts, les étapes de validation et les droits de chacun suivent votre façon de travailler. Si un besoin manque, il devient un module de votre outil.
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