Combien coûte la ressaisie dans une petite équipe ?

Recopier le nom d'un client du devis vers le planning. Reporter une inscription reçue par formulaire dans le fichier des adhérents. Ressaisir les heures d'une intervention notées sur papier. Chacune de ces tâches prend quelques minutes, et personne ne les compte.

Pourtant, mises bout à bout, elles représentent souvent l'équivalent de plusieurs semaines de travail par an. Cet article vous propose une méthode simple pour chiffrer ce coût, et le comparer à celui d'un outil qui supprime la ressaisie. Pour le prix d'un tel outil, vous pouvez aussi consulter directement nos tarifs.

Étape 1 : repérer les ressaisies

Pendant une semaine, demandez à chaque membre de l'équipe de noter les moments où il recopie une information qui existe déjà ailleurs. Les plus fréquents :

• un formulaire en ligne recopié dans un tableur ;
• un tableur recopié dans un logiciel de facturation ou de comptabilité ;
• des notes papier ou des messages ressaisis dans un fichier ;
• les mêmes coordonnées saisies dans plusieurs outils ;
• des chiffres recopiés à la main pour préparer un tableau de bord ou un bilan.

Étape 2 : estimer le temps

Pour chaque ressaisie, estimez le temps moyen et la fréquence. Pas besoin d'une précision au chronomètre : un ordre de grandeur suffit. Ajoutez le temps passé à corriger les erreurs qui en découlent, souvent oublié alors qu'il est important.

Étape 3 : faire le calcul

Voici un exemple pour une petite équipe. Les chiffres sont des hypothèses à remplacer par les vôtres.

Dans cet exemple, la ressaisie coûte environ 10 500 € par an, soit l'équivalent de deux mois et demi de travail à temps plein. Et ce calcul n'inclut ni le coût des erreurs, ni le temps de ceux qui attendent une information pas encore recopiée.

Étape 4 : comparer

Mettez ce coût en face de celui d'un outil qui centralise vos données. Toujours à titre d'exemple, un outil u-nir pour ces 5 utilisateurs à 20 € par utilisateur et par mois, coûte 1 200 € HT par an. Même s'il ne supprimait que la moitié des ressaisies, il serait largement rentabilisé.

N'oubliez pas d'ajouter les abonnements que l'outil remplacerait : agenda partagé, outil de formulaires, petit CRM. Ils représentent souvent plusieurs centaines d'euros par an.

Ce que le calcul ne dit pas

Le temps gagné n'est pas le seul bénéfice. Une information saisie une seule fois est aussi une information juste, à jour, disponible pour toute l'équipe au même moment. C'est moins de tension, moins de « tu as la dernière version ? », et des décisions prises sur des chiffres fiables.

À l'inverse, soyez honnête sur les limites : une partie de la ressaisie vient parfois d'un logiciel imposé (par un financeur, un client, une administration) auquel aucun outil ne pourra se connecter. Retirez-la de votre calcul.